Charte

Réunion informelle des Compliance Officers / RCCI / RCSI

Préambule

Nous souhaitons favoriser l’échange libre et constructif de bonnes pratiques, d’analyses réglementaires et d’expériences professionnelles, tout en respectant strictement la confidentialité des échanges et le droit de la concurrence applicable en France et en Europe.

Cette charte fixe les règles minimales de conduite, de gouvernance et de protection juridique applicables à nos réunions et échanges.

 

1. Objet et périmètre

Objet : permettre des échanges sur des questions d’ordre général, des mises à jour réglementaires, la compréhension de textes, la qualité d’outils ou de prestataires, et la pertinence de mesures de conformité.

Périmètre : réunions, ateliers, listes de diffusion, groupes de travail et documents partagés au sein des membres invités. Sont exclus les échanges impliquant des informations commerciales sensibles non anonymisées.

 

2. Principes fondamentaux

• Liberté d’échange : les membres peuvent librement partager analyses, retours d’expérience, interprétations de textes et évaluations générales d’outils ou de prestataires, dans le respect de cette charte.
• Confidentialité : tous les échanges internes sont présumés confidentiels sauf mention contraire. Les informations personnelles, clients, transactions ou données sensibles doivent être anonymisées avant tout partage.
• Respect du droit de la concurrence : il est strictement interdit d’échanger des informations susceptibles de constituer une entente au sens du droit de la concurrence, notamment sur la fixation des prix, les conditions commerciales, la répartition des marchés, les volumes d’activité, ou toute coordination commerciale.
• Finalité non commerciale : les échanges ont pour seul but l’amélioration des pratiques de conformité et la protection de l’intérêt public, et ne doivent pas servir à coordonner des comportements commerciaux entre entreprises.

 

3. Sujets autorisés et sujets interdits

Sujets autorisés

• Analyses et commentaires d’ordre général sur des textes réglementaires (directives, règlements, circulaires).
• Vérification de la compréhension d’un texte juridique ou réglementaire (discussion théorique et interprétative).
• Partage d’expériences opérationnelles anonymisées (méthodes, difficultés, retours d’usage).
• Évaluation générale de la qualité d’un outil ou d’un prestataire (fonctionnalités, ergonomie, conformité) sans divulguer données commerciales sensibles ni coordonner une décision d’achat.
• Échanges sur méthodologies de conformité, gouvernance, formation et culture d’entreprise.
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Sujets interdits

• Discussions sur tarification, remises, conditions commerciales, marges, ou toute information permettant de coordonner l’offre commerciale.
• Partage d’informations permettant la répartition de clients, de territoires ou de parts de marché.
• Échanges sur normes techniques ou spécifications qui pourraient être utilisés pour harmoniser les offres commerciales entre concurrents si cela a pour effet de restreindre la concurrence.
• Toute recommandation collective visant à imposer une pratique commerciale ou tarifaire à des membres.

 

4. Règles de réunion et bonnes pratiques

• Ordre du jour : diffusé avant chaque réunion; il doit préciser les objectifs et les sujets. Les sujets sensibles doivent être signalés et validés par le comité de gouvernance.
• Procès‑verbal : synthétique; il doit lister les thèmes abordés et les participants ils sont conservé par l’animateur / l’animatrice
• Anonymisation : tout cas pratique ou exemple opérationnel doit être anonymisé (suppression des noms, montants, identifiants, données clients).
• Rappel antitrust : les participants à la réunion doivent avoir lu cette charte et son annexe. Tout participant qui estime qu’une discussion devient sensible doit le signaler immédiatement; l’animateur suspend la discussion et consigne l’incident.
• Accès et diffusion : les documents partagés restent internes sauf autorisation expresse et écrite; toute diffusion externe doit être validée par le comité de gouvernance.
• Enregistrements : interdits sauf accord préalable et formalisé de tous les participants.

 

5. Gouvernance

• L’animateur / animatrice : veille à l’application de la charte, valide les ordres du jour sensibles, et reçoit les signalements.
• Archivage : procès‑verbaux et listes de présence sont conservés pendant une durée définie par le comité (recommandation : 3 ans), sous contrôle d’accès restreint.

 

6. Annexes

« Rappel important : nous sommes réunis pour échanger sur des sujets de conformité. Il est strictement interdit d’évoquer ou d’échanger des informations relatives aux prix, aux conditions commerciales, à la répartition des marchés, aux volumes d’activité ou à toute autre information susceptible de restreindre la concurrence. En cas de doute, merci d’interrompre la prise de parole et d’en informer l’animateur. »

 

Modèle de clause de confidentialité à apposer sur documents partagés

« Document confidentiel réservé aux membres de l’Association. Toute diffusion externe est interdite sans autorisation écrite du comité de gouvernance. Les informations personnelles et commerciales doivent être anonymisées. »

 

Modèle d’ordre du jour (format court)

• Titre de la réunion
• Date, heure, lieu / lien visio
• Points à l’ordre du jour
• Documents préparatoires (liste)

Modèle de procès‑verbal (format synthétique)

• Réunion : titre, date, participants
• Sujets abordés (phrases synthétiques, sans données sensibles)
• Actions décidées (responsable, échéance)
• Prochaine réunion : date propose

Checklist organisateur avant réunion



• Diffuser ordre du jour et documents anonymisés avant la réunion.
• Vérifier la mention de la charte dans l’email d’invitation.
• Interdire enregistrement sans accord écrit.